Wertpapiere für Unternehmen sicher verwahren

Jedes Unternehmen besitzt wichtige Unterlagen, die es um jeden Preis vor Dritten schützten möchte. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt.

Wertpapiere, Verträge mit Lieferanten, Kundendaten, der Businessplan – sie alle haben eines gemeinsam: Sie dürfen nicht in die falschen Hände gelangen. Das Thema Datenschutz war nie zuvor so aktuell wie heute. Im September 2016 wurde das Forum des Smartphone-Entwicklers Supercell, der unter anderem für Hits wie Clash of Clans bekannt ist, gehackt; mehr als eine Million Kundendaten landeten auf dem Schwarzmarkt. Auch wenn Datendiebstahl in erster Linie online erfolgt, gibt es auch für Offline-Dokumente wie Wertpapiere einen großen Bedarf, sie sicher aufzubewahren. Insbesondere in Zeiten, in denen die Anzahl der Einbrüche zunimmt.

Dokumente & Co. in einem Bankschließfach aufbewahren

Die Nachfrage nach Schließfächern wächst seit Jahren, was mit großer Wahrscheinlichkeit der steigenden Anzahl an Einbrüchen zu verdanken ist. Zwar investieren viele Unternehmen in moderne Sicherheitslösungen für ihren Betrieb, dennoch wollen sie nichts dem Schicksal überlassen.

In einem Bankschließfach deponieren sie im Gegensatz zu Privatpersonen selten Bargeld, sondern wertvolle Dokumente: Wertpapiere, Verträge und andere Dinge, die sie selten benötigen, aber sicher verwahrt werden müssen. Genau das ist auch der Knackpunkt bei Bankschließfächern. Hier kann man nur Dinge aufbewahren, die man nicht immer zur Hand haben muss. Nicht zu vernachlässigen sind auch die Kosten für das Schließfach und die Versicherung.

Natürlich bleibt die Frage offen, warum ein Bankschließfach versichert werden muss. Die Antwort: 2014 entleerten Kriminelle 100 Schließfächer der Sparkasse in Berlin – und diese waren nicht versichert. Versichert sind Schließfächer nicht immer beziehungsweise nicht immer in ausreichender Höhe. Und bei einer Versicherung gilt: Die Versicherungssumme muss zum Wert der aufbewahrten Dokumente passen.

Mehr Sicherheit und permanenter Zugriff mit einem Tresor

Viele Unternehmen benötigen einen permanenten Zugriff auf ihre wichtigsten Dokumente, sodass ein Bankschließfach für sie nicht infrage kommt. Für diese Betriebe empfiehlt der Experte tresoro.de moderne Dokumententresore, die alle Unterlagen zuverlässig schützen – nicht nur vor unbefugtem Zugriff, sondern auch Feuer.

Bei der Auswahl eines Tresors werden Gewerbekunden bemerken, dass es verschiedene Sicherheitsstufen gibt:

Folgende Qualitätsmerkmale haben die Tresore in puncto Brandschutz:

• leichter Brandschutz
• 30 Minuten
• 60 Minuten
• 90 Minuten
• 120 Minuten

Beim Brandschutz ist darauf zu achten, dass der gewählte Tresor für den Feuerschutz von Papier geprüft ist.

Tresor mit einer Einbruchmeldeanlage kombinieren

Der Tresor schützt Wertpapiere und andere Dokumente vor Einbrechern. Er sollte aber das letzte Hindernis sein, welches Diebe überwinden müssen – im Idealfall gelangen sie gar nicht erst zum Tresor.

Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen eine moderne Einbruchmeldeanlage (EMA) besitzen. Laut dem VdS, einer der renommiertesten Institutionen für Unternehmenssicherheit, kommen in gewerblichen Objekten EMA zum Einsatz, die mindestens die Kriterien der Klasse B erfüllen. Diese werden in besonderen Fällen mit Überfallmeldeanlagen (ÜMA) kombiniert.

Die Klassen im Überblick:

• Klasse B: Mittlerer Schutz für Überwindungsversuche; mittlere Ansprechempfindlichkeit der Melder; geeignet für Supermärkte.
• Klasse C: Erhöhter Schutz gegen Überwindungsversuche; erhöhte Ansprechempfindlichkeit der Melder; geeignet für Juwelier- und Teppichgeschäfte.

Die Scharfstellung muss von einem Profi übernommen werden, da in einigen Betrieben Drittkräfte das Gebäude zu verschiedenen Arbeitszeiten betreten und dabei keinen Fehlalarm auslösen sollen.

Damit Täter gefasst werden, kann sich der Einsatz einer Überfallmeldeanlage lohnen. Diese informiert die Polizei, die möglichst zügig an Ort und Stelle erscheinen kann, um den Einbrecher festzunehmen.

Den Betrieb ausreichend versichern

Wer nichts dem Zufall überlassen möchte, der versichert sein Unternehmen ausreichend, falls es doch einmal zu einem Einbruch und der Entwendung von Wertpapieren und anderen Dokumenten kommt.

Gewerbeversicherungen orientieren sich an dem Berufsfeld, den damit verbundenen Gefahren sowie dem allgemeinen Wert des Unternehmens. Schäden durch Einbruch werden von der Geschäftsinhaltversicherung abgedeckt, aber auch jene durch Sturm/Hagel sowie Leitungswasser. Achten Sie jedoch darauf, dass die Versicherungssumme angemessen ist. Kalkulieren Sie alle Warenvorräte sowie die technische und kaufmännische Einrichtung mit ein. Und: Planen Sie einen Puffer von zehn Prozent des Gesamtwerts ein, damit Sie keine Unterversicherung riskieren.

Doppelt hält besser: Dokumente digitalisieren und online sichern

Mit einem Tresor, einer Alarmanlage sowie einer Versicherung sollten die meisten Betriebe für jedes Szenario abgesichert sein. Dennoch können sich Unternehmer auf eine weitere Art absichern: Sie digitalisieren wichtige Dokumente und Wertpapiere und bewahren diese online auf.

Die Absicherung mit einer Cloudlösung ist eine große Herausforderung, da der bereits angesprochene Datenschutz gewahrt werden muss – und für diesen gibt es in der EU sehr strenge Regeln. Ab dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), welche für einen einheitlichen Datenschutz im gesamten EU-Raum sorgen soll. Unternehmer sollten bei der Digitalisierung und Aufbewahrung auf Folgendes achten: Daten ausschließlich verschlüsselt innerhalb der EU aufbewahren.

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